Software de coordinación de actividades empresariales (CAE)

La coordinación empresarial, más sencilla, segura y eficiente.

Controla la documentación de prevención de las contratas y empresas externas que trabajan en tus instalaciones, las obras y servicios que realizan y la entrada de sus trabajadores, como exige el Real Decreto 171/2004.

Solicitar demo Cómo funciona

Manos con un teléfono móvil del que salen avisos por correo electrónico

¿Qué es ACAE? Coordinación de actividades empresariales

Una plataforma web que facilita la coordinación de actividades empresariales: agiliza los procesos, garantiza la seguridad y simplifica la gestión documental con las subcontratas.

Una universidad o un gran organismo tiene a diario empresas de mantenimiento, limpieza, obras y servicios trabajando en sus edificios. Como titular del centro de trabajo, tu organización tiene que coordinar con todas ellas la prevención de riesgos laborales y poder demostrarlo. ACAE reúne en una sola aplicación la documentación de cada empresa, las actuaciones que realiza y quién entra realmente en tus instalaciones.

Documentación de prevención por empresa, trabajador, equipo y vehículo
Cada obra o servicio con sus empresas y trabajadores asignados
En producción en una universidad pública con numerosas contratas

Responsable consultando una tableta delante de varias pantallas

¿Cómo funciona? En cinco pasos

Alta de empresa

Cada organización se registra en la plataforma y define a sus usuarios.
Subida de documentación

Trabajadores, vehículos, maquinaria y empresas cargan sus certificados y datos obligatorios.
Validación automática y rápida

El sistema revisa caducidades y requisitos legales y notifica las incidencias en tiempo real.
Control de accesos

Con tarjetas RFID o mediante listados, solo acceden quienes cumplen con la normativa.
Seguimiento y reportes

Gestores y responsables disponen de paneles de control y estadísticas, con un resumen generado por IA a petición, para supervisar todo el proceso.

Desarrollo app web Qué te ofrece ACAE

Una aplicación web pensada para gestionar de forma rápida y eficaz toda la documentación necesaria en la relación con las subcontratas.

Gestión simplificada de empresas, empleados y maquinaria.
Automatización de procesos para ahorrar tiempo y minimizar errores.
Cumplimiento normativo en coordinación empresarial y prevención de riesgos laborales.
Software multiusuario, con documentos de hasta 100 MB.
Acceso seguro desde cualquier dispositivo, con soporte multiidioma.
Perfiles según el rol: prevención, seguridad, soporte, empresas y subcontratas.
Tour guiado para facilitar el uso de las secciones complejas.

Usuaria con móvil, portátil y tableta consultando gráficas

Módulos Gestión documental CAE y de contratas

Empresas y trabajadores

Ficha de cada empresa externa con su personal, vehículos y equipos de trabajo.
Documentación y validación

Documentación de prevención por empresa, trabajador, equipo y vehículo, con plantillas de lo que se exige en cada caso.
Actuaciones

Obras y servicios por centro, con las empresas, trabajadores y vehículos que intervienen y sus incidencias.
Formularios de seguridad

Formularios de seguridad asociados a centros, empresas, trabajadores y vehículos.
Actividades fuera de horario

Solicitud y autorización de trabajos fuera del horario habitual de los centros.
Aparcamientos

Autorizaciones de aparcamiento por centro, con su documentación y su estado.

Fichaje RFID de trabajadores externos con placas propias

Diseñamos las placas de fichaje, con su electrónica y su firmware, para que trabajen integradas con ACAE. Cada placa tiene un lector de entrada y otro de salida y conoce qué trabajadores pueden fichar en su centro según las actuaciones asignadas.

Funcionan sin conexión: validan la tarjeta y guardan el fichaje
Se sincronizan con el servidor por HTTPS al recuperar la conexión
Reinicio remoto si una placa deja de comunicar
Registro de incidencias y de la versión de cada placa

Informes de fichajes

Horas trabajadas, fichajes incompletos, fichajes con incidencias y fichajes sin procesar, en Excel.

Diseño de hardware y electrónica a medida

Nuestro enfoque La coordinación empresarial, más sencilla, segura y eficiente

Innovación

Integración con sistemas de alertas, correo, SMS y mensajería para comunicar en tiempo real. Evolutivo y escalable, se adapta a las necesidades futuras de tu organización.

Experiencia de usuario

Acceso 24/7 desde cualquier dispositivo con diseño adaptable, interfaz intuitiva con tour guiado y soporte multiidioma para colaborar con empresas extranjeras.

Seguridad y cumplimiento

Registro y trazabilidad de todas las acciones para mayor transparencia y control, conforme a la normativa de coordinación de actividades empresariales y prevención de riesgos laborales.

Ideal para Organizaciones con muchas empresas externas

Universidades

Campus con muchos centros y contratas de obras, mantenimiento y servicios.
Administraciones

Ayuntamientos, diputaciones y organismos con edificios e instalaciones propios.
Empresas con varios centros

Instalaciones industriales o de servicios donde coinciden empresas concurrentes.

Cómo implantamos ACAE En cuatro etapas

Análisis

Centros, tipos de actuación y documentación que exige tu servicio de prevención.
Configuración

Plantillas de documentación, usuarios, permisos y centros.
Placas de fichaje

Instalación de las placas RFID en los accesos que quieras controlar.
Formación y soporte

Formación a los gestores y soporte del equipo que desarrolla ACAE.

Seguridad y cumplimiento

Datos de empresas y trabajadores bajo control

ACAE guarda documentación de empresas externas y datos personales de sus trabajadores. Por eso el acceso se protege con doble factor y queda registrado quién hace qué.

ATISoluciones está certificada en el Esquema Nacional de Seguridad, categoría MEDIA, para los sistemas que dan soporte al desarrollo y mantenimiento de aplicaciones informáticas, y en ISO/IEC 27001: el producto se diseña, se programa y se mantiene dentro de un sistema auditado.

ENS categoría MEDIA
ISO/IEC 27001
ISO 9001

Ver nuestras certificaciones Adecuación de tu organización al ENS

Medidas del ENS (RD 311/2022)

op.accUsuarios con permisos por rol y por centro, y autenticación de doble factor.
op.exp.8Registro de las acciones de los usuarios y registro independiente por cada placa de fichaje.
mp.comComunicación entre las placas y el servidor por HTTPS.
mp.sw.1Desarrollo dentro de nuestro sistema certificado, con ciclo de vida seguro.
mp.info.6Copia cifrada diaria de la base de datos y semanal de los ficheros.

Preguntas frecuentes Dudas habituales sobre la gestión CAE

¿Qué es la coordinación de actividades empresariales (CAE)?

Es la obligación de cooperar y coordinarse en materia de prevención de riesgos laborales cuando trabajadores de varias empresas coinciden en un mismo centro de trabajo. La establece el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y la desarrolla el Real Decreto 171/2004.

¿Qué tiene que controlar el titular del centro de trabajo?

Entre otras cosas, que las empresas concurrentes reciban la información sobre los riesgos del centro y las medidas de emergencia, y que acrediten que cumplen sus obligaciones preventivas con sus trabajadores. ACAE ordena esa documentación por empresa, trabajador, equipo y vehículo, y la vincula a cada actuación.

¿Cómo se controla la entrada de los trabajadores externos?

Con placas RFID de diseño propio instaladas en los accesos. Cada placa sabe qué tarjetas pueden fichar en su centro según las actuaciones asignadas, registra las entradas y salidas y genera informes de horas trabajadas, fichajes incompletos y fichajes con incidencias.

¿Qué pasa si se cae la conexión con las placas?

Las placas siguen funcionando sin conexión: validan las tarjetas con la lista que tienen almacenada y guardan los fichajes. Cuando vuelve la conexión, se sincronizan con el servidor por HTTPS. Si una placa deja de comunicar, se puede reiniciar en remoto.

¿Se puede adaptar a nuestros procedimientos internos?

Sí. ACAE es software propio y lo adaptamos a los protocolos de cada cliente; por ejemplo, el módulo de actividades fuera de horario se ajusta al procedimiento de autorización de la organización.

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